Milloin työntekijän palkkaaminen kannattaa?

Kassa kilisee, kauppa käy ja omat kädet eivät enää riitä. Kovasta työmäärästä huolimatta, tämä on useimpien pienyrittäjien unelma. Jotta kaikki tilaukset saadaan hoidettua ajoissa, moni yrittäjä alkaa pohtimaan työntekijän palkkaamista tai vaihtoehtoisesti oman toiminimen kautta tekevien tilapäisapurien hankkimista. Ulkoistettu työvoima on usein helppo ratkaisu työvoimapulan ratkomiseksi, mutta ei aina täysin mutkaton. Omien työntekijöiden palkkaamisessa on omat hyvät puolensa, jotka saattavat olla ratkaisevassa asemassa päätöstä tehdessä. 

Kuinka paljon työntekijä yritykselle maksaa?

Työntekijän palkkaaminen on yrittäjille enemmän tai vähemmän henkinen ja taloudellinen ponnistus. Se tuo tullessaan lisäkuluja sekä lukuisia vastuita. Onnistuneesti toteutettuna työntekijän palkkaaminen voi kuitenkin olla juuri se työntävä voima, mitä yritys tarvitsee tulevaisuuden kasvuun.

Nyrkkisääntönä voidaan pitää sitä, että työntekijä maksaa työnantajalle 1,5 kertaa työntekijän bruttopalkan verran, usein kuitenkin enemmän. Esimerkiksi 2500 euron bruttopalkan tienaava työntekijä maksaa työnantajalle karkeasti 3 750 euroa. Tämä kuitenkin riippuu monesta asiasta, kuten esimerkiksi alasta, noudatettavasta työehtosopimuksesta ja työntekijän sairauslomapäivien määrästä. Esimerkiksi tiettyjen alojen työehtosopimuksessa on määräyksiä vapaista ja työpaikan olosuhteista, jotka saattavat tarkoittaa merkittäviä lisäkustannuksia yritykselle. Toisin sanoen, todellisia kuluja on haastava arvioida tarkasti etukäteen. Siksi on hyvä arvioida kulut hieman yläkanttiin, niin ei tule ikäviä yllätyksiä epärealististen laskemien seurauksena. 

Pakolliset työnantajamaksut tulevat työntekijän bruttopalkan päälle ja ne sisältävät

• Työnantajan sairasvakuutusmaksu
• Työeläkevakuutusmaksu
• Työttömyysvakuutusmaksut
• Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksu
• Ryhmähenkivakuutusmaksu

Lisäksi on hyvä muistaa, että uuden työntekijän palkkaaminen tuo myös muita kustannuksia. Uuden työntekijän rekrytoiminen, kouluttaminen ja eri säännösten ja lainalaisuuksien selvittäminen ja toteuttaminen vievät yrittäjältä paljon aikaa ja näin ollen rahaa. Lisäksi työnantajan tulee maksaa vuosilomista ja arkivapaista seuranneet kulut. 

Paljonko työntekijän tulisi tuottaa yritykselle?

Ennen työntekijän palkkausta, on tärkeää tehdä realistiset laskemat siitä, kuinka paljon työntekijä tulee kaiken kaikkiaan yritykselle maksamaan ja onko työtä riittävästi myös pidemmälle ajanjaksolle. Näin on helpompi arvioida, onko parempi luottaa ulkoistettuun, lyhytaikaiseen apuun vai palkata lisäkäsiä yrityksen sisälle pidemmäksi aikaa. Jotta yrityksen kassavirta pysyy positiivisen puolella, on tärkeä ymmärtää, kuinka paljon uuden työntekijän tulee yritykselle tuottaa, jotta työntekijästä aiheutuneet kulut saadaan kuitattua ja luonnollisesti mielellään vielä tehtyä voittoa sen päälle. 

Tarvittavan lisämyynnin laskenta riippuu yrityksen myyntikateprosentista, eli siitä osasta myyntiä, joka jää jäljelle kustannusten jälkeen.

Esimerkki: Yrityksen myyntikate on 50 %. Jotta yritys voi kuitata uuden työntekijän 3 750 € palkan (sisältäen kulut), liikevaihdon tulee olla kuukaudessa 7 500 €. Ja kun summaan lisätään vielä alv, saadaan lopulliseksi summaksi 9 300 €. 

Jotta työntekijän 2 500 € bruttopalkka saadaan kuitattua, yrityksen tulee tehdä siis 9 300 € lisämyyntiä. Yritys tavoittelee tietysti voittoa, joten lisämyynnin tulisi olla vielä suurempi. 

Yllä olevat laskelmat ovat karkeita arvioita ja todelliset luvut riippuvat monesta eri tekijästä ja voivat vaihdella sen mukaan.

Uuden työntekijän palkkaaminen ei kuitenkaan pyöri ainoastaan rahan ja tarkkojen laskelmien ympärillä. On tärkeä ottaa huomioon myös inhimilliset tekijät. Jos kemiat eivät uuden henkilön kanssa kohtaa, ei tulevaisuutta yleensä suunnitella pidemmälle, vaikka työntekijän tuottama lisämyynti kuittaisikin aiheutuneet lisäkulut. Kaikki ihmiset ovat erilaisia ja on tärkeä löytää yritykseen sellainen henkilö, jonka kanssa on valmis tekemään töitä ja viemään liiketoimintaa yhdessä eteenpäin. 

Miten löytää parhaat tekijät?

Kun laskelmat ovat kunnossa ja päätös työntekijän palkkaamisesta on vihreän valon puolella, on aika miettiä, mistä yrityksen uusi tekijä löytyy. Joskus voi olla haastavaa löytää yritykselle juuri se sopiva henkilö, jonka osaaminen ja motivaatio oppia ovat halutulla tasolla ja joka sopii yrityksen kulttuuriin. 

Työntekijän palkkaaminen on aina kaksisuuntainen tie. On mietittävä, mitä annettavaa yrityksellä on työntekijälle yhtä paljon kuin mitä annettavaa työntekijällä on yritykselle. Työntekijät ovat osa yritystä ja suuri voimavara. 

Työnantajamielikuvan luominen on tärkeä osa hyvien osaajien löytämisessä. Työnantajamielikuvaan vaikuttaa se, miten asiakkaat otetaan huomioon, miten mahdollisia työntekijöitä kohdellaan ja millaisen viestin yritys lähettää ulospäin. Yritys voi rakentaa positiivista työnantajamielikuvaa aktiivisella viestinnällä ja kohtelemalla sekä asiakkaitaan että työntekijöitään hyvin. Yksi pienyrittäjän valttikortteja onkin ensiluokkainen asiakaspalvelu, sillä he voivat tarjota asiakkailleen usein henkilökohtaisempaa ja välittömämpää asiakaspalvelua verrattuna isompiin kilpailijoihin.

Haasteeksi saattaa koitua myös oikeiden työnhankintakanavien löytäminen. Työnhakukoneita, rekrytointialustoja ja eri alojen ammattijärjestöjen sivuja on valtavasti ja niistä usein löytyykin potentiaalisia tekijöitä työlle. Näissä kanavissa löytää useimmiten työttömiä työnhakijoita (joukossa on luonnollisesti myös työpaikan vaihtajia). Toisaalta, jos haluaa palkata osaajan, joka on jo valmiiksi töissä toisessa yrityksessä, on siirrettävä katse perinteisten kanavien ulkopuolelle. Omat ja lähipiirin verkostot kannattaa myös ottaa käyttöön, koska usein sopivia tekijöitä löytyy kontaktien kautta. 

Työpaikkailmoituksen täytyy myydä työ potentiaaliselle tekijälle. Sen täytyy olla kiinnostava ja tarjota jotakin, millä yritys voi erottua muista toimijoista. Rekryilmoitus on oiva paikka kertoa lisää yrityksestä, sen arvoista sekä tarkemmin työnkuvasta ja odotuksista. Mitä enemmän tietoa hakijalle tarjotaan, sen paremman mielikuvan yrityksestä voi luoda. 

Lopuksi on tärkeä pohtia myös työntekijän sitouttamista, jotta työntekijä viihtyy yrityksessä mahdollisimman pitkään. Sitouttamisen keinoja saattavat olla esimerkiksi urapolku, kehittymismahdollisuudet ja muut edut. Toisaalta pienessä yrityksessä erilaisten etuuksien tarjoaminen saattaa olla haasteellista. Siksi on hyvä muistaa, että paras sitouttamisen keino on työntekijän kuunteleminen ja ymmärtäminen, sillä niillä luodaan pitkäaikaisia työsuhteita. 

Mahdollista työntekijän palkkaaminen lisärahoituksella

Uuden työntekijän palkkaaminen käy kukkaron päälle ja yrityksellä tulee olla tarpeeksi kassavirtaa rekryprosessin, koulutuksen ja muiden työntekijän aloitukseen liittyvien kulujen hoitamiseen. Sisään tuleva raha ja työntekijästä syntyvät kustannukset eivät välttämättä kohtaa heti, sillä perehdyttäminen saattaa viedä oman aikansa. Näissä tilanteissa on hyvä miettiä lisärahoituksen hankkimista työntekijän palkkaamista varten. Lyhytaikaisella yrityslainalla saa puskuria kassavirtaan, kun palkkaukseen ja perehdyttämiseen menevä aika vievät oman osansa yrityksen myynnistä. Lue lisää yrityslainasta täältä.

‍